Draft de lucru — versiune inițială, în curs de validare juridică. Descrie modul real în care funcționează serviciul la data actualizării.
1. Operatorul
Rolsoft S.R.L., România, email pentru protecția datelor: contact@classify.ro.
2. Două roluri diferite
Este important să distingem între două categorii de date:
- Datele tale de cont (nume, email, firmă, date de facturare, jurnal de utilizare) — pentru acestea noi suntem operator, iar această politică descrie prelucrarea lor.
- Datele din extrasele bancare pe care le încarci (ale clienților tăi: nume, IBAN-uri, tranzacții, solduri) — pentru acestea tu (firma de contabilitate) ești operator, iar noi suntem persoană împuternicită. Le prelucrăm doar în numele tău, conform Acordului de prelucrare (DPA). Persoanele vizate (clienții tăi) își exercită drepturile față de tine, iar noi te asistăm.
3. Ce date de cont prelucrăm și de ce
| Date | Scop | Temei legal | Păstrare |
|---|---|---|---|
| Nume, email, parolă (hash), identificator Google (opțional) | crearea și securizarea contului, autentificare, comunicări despre cont | executarea contractului (Termenii) | pe durata contului + 30 zile după ștergere |
| Denumire firmă, CUI, adresă, date de facturare | facturare, evidență contabilă proprie | obligație legală (fiscală) și contract | 10 ani (legislația financiar-contabilă) |
| Consum: pagini procesate, număr de extrase, clienți, utilizatori | aplicarea limitelor pachetului, facturare, statistici de utilizare | contract și interes legitim | pe durata contului + termenul fiscal pentru facturi |
| Jurnale tehnice (IP, agent, erori), cookie de sesiune | securitate, prevenirea abuzurilor, funcționarea aplicației | interes legitim; cookie strict necesar | jurnale: până la 90 zile |
| Emailuri de suport și cereri | asistență, soluționarea solicitărilor | contract / interes legitim | 3 ani |
Nu folosim datele tale pentru publicitate și nu le vindem. Nu luăm decizii automate cu efect juridic asupra ta.
4. Cookie-uri
Folosim doar cookie-uri strict necesare: sesiunea de autentificare, protecția CSRF și opțiunea „ține-mă minte”. Nu folosim cookie-uri de urmărire sau de marketing, deci nu afișăm un banner de consimțământ.
5. Cui transmitem date (sub-procesatori)
Folosim următorii furnizori, care prelucrează date în numele nostru, în baza unor contracte de prelucrare:
| Furnizor | Țara | Scop | Transfer |
|---|---|---|---|
| Anthropic, PBC | SUA | procesarea extraselor și clasificarea tranzacțiilor cu AI (API Claude); datele nu sunt folosite pentru antrenarea modelelor | SUA — clauze contractuale standard (SCC) / Data Privacy Framework |
| Hetzner Online GmbH | Germania / Finlanda | găzduire servere, baze de date, stocare fișiere și copii de siguranță (Storage Box) | UE |
| Google LLC | SUA / UE | autentificare opțională „Continuă cu Google” (doar dacă o folosești) | SUA — SCC / DPF |
| Furnizor SMTP (Rolsoft) | România | trimiterea emailurilor tranzacționale (activare cont, resetare parolă, notificări) | UE |
Transferurile în afara UE/SEE se fac pe baza clauzelor contractuale standard ale Comisiei Europene și/sau a deciziilor de adecvare aplicabile. Datele trimise către modelul AI (Anthropic) sunt folosite exclusiv pentru a genera răspunsul și nu pentru antrenarea modelelor. Putem dezvălui date autorităților atunci când legea ne obligă.
6. Securitate
Datele sunt găzduite pe servere din Uniunea Europeană, transmise criptat (TLS), iar fiecare firmă are baza de date proprie, izolată. Copiile de siguranță sunt criptate. Accesul intern este restricționat și înregistrat. Fișierele PDF ale extraselor sunt stocate criptat la repaus și pot fi șterse de tine oricând.
7. Cât păstrăm datele din extrase
Extrasele și tranzacțiile rămân disponibile în cont cât timp le păstrezi tu. Când ștergi un extras, fișierul PDF și tranzacțiile sunt șterse imediat; păstrăm doar contoare anonime (număr de pagini, cost de procesare) necesare facturării. Copiile de siguranță se rotesc automat: datele șterse dispar din copii în cel mult 60 de zile.
8. Drepturile tale
Ai dreptul de acces, rectificare, ștergere, restricționare, portabilitate și opoziție, precum și dreptul de a-ți retrage consimțământul (acolo unde prelucrarea se bazează pe el) și de a depune plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP, dataprotection.ro). Pentru orice cerere scrie-ne la contact@classify.ro; răspundem în cel mult 30 de zile.
9. Modificări
Actualizăm această politică atunci când serviciul se schimbă; data ultimei versiuni este afișată sus. Pentru modificări semnificative te anunțăm prin email sau în aplicație.